24.01.2007

Neue Vorschriften für geschäftliche Mails

Seit dem 01.01.2007 gelten nun die Anforderungen für Geschäftsbriefe auch für elektronische Post. Aufgrund der festgesetzten Zwangsgelder bei Missachtung und der zusätzlich drohenden Abmahung wegen unlauteren Wettbewerbs, sollte man sich sorgfältig informieren.
 
Was für den schriflichen Austausch im Geschäftsleben schon länger gilt, muss nun auch für die E-Mail Korrespondenz berücksichtigt werden. Gut lesbar müssen Angaben zum Unternehmen gemacht werden. Die Information muss für alle Empfänger unmittelbar in der E-Mail zugänglich sein.

Welche Angaben dies im Detail sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. In einem Handelsregister eingetragene Firmen müssen z.B. neben der Firmenbezeichnung auch Ort der Niederlassung, Nummer des Handelsregisters, das zuständige Amtsgericht und die Rechtsform angeben.

Eine GmbH muss außerdem alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Vorsitzenden des Aufsichtsrats benennen.

Genauere Informationen dazu findet man im Handelsgesetzbuch.
Weitere Anforderungen findet man im GmbH-Gesetz und im Aktiengesetz.

Ausnahme von dieser Regel ist allein die Mitteilung innerhalb bestehender Geschäftsverbindungen in Form auszufüllender Vordrucke. Bestellscheine gehören dazu allerdings nicht. Auf der sicheren Seite ist man demnach wohl nur, wenn man diese Angaben generell als Signatur in die E-Mail einfügt.